Comment aménager son propre local d’archives ?

aménager local d'archives

Actuellement, même si la majorité des données sont stockées dans des espaces virtuels, certaines pièces justificatives ont quand même besoin d’un lieu de conservation sécurisé et à l’abri des saletés. Que ce soit pour mettre les factures, les certificats, les correspondances, un lieu de stockage réel est nécessaire. Pour cela, il faut aménager un local, mais on peut également opter pour la location de box.

Les raisons d’avoir un endroit pour stocker les archives

Plus qu’une nécessité, avoir un garde meubles à Dijon est une obligation. Effectivement, la loi impose que les pièces qui justifient les transactions et les mouvements dans l’entreprise doivent être conservées durant 6 ans. Pendant cette période, il est alors important de les protéger et de les garder loin des intempéries et des parasites. Cela peut également être utile lors d’un déménagement pour éviter la perte des dossiers confidentiels ou d’une grande importance. Même les travailleurs indépendants peuvent avoir besoin d’un endroit pour conserver leurs documents et désencombrer leur maison. Il est possible de choisir la location ou l’aménagement d’un local. Pour cette seconde option, il faut connaitre quelques techniques.

Bien isoler le local

L’isolation est importante puisque le papier se dégrade facilement au contact de l’humidité et de la poussière. En effet, même si on l’enveloppe dans une pochette ou dans un classeur étanche, il peut se détériorer au fil du temps. En général, pour que les documents restent intacts, il faut s’assurer que le taux d’humidité du local ne dépasse pas 55% et que sa température maximale reste à 18°C. C’est pourquoi la location de box à Dijon peut être un avantage puisqu’on y trouve des lieux qui répondent à ces exigences.

S’ajoutant à cela, même si les rayons solaires aident à se débarrasser des particules d’eau qui se trouvent dans l’air, ils accélèrent le vieillissement des documents. En effet, dans le cas où le local est doté d’une ou de plusieurs fenêtres, il faut installer des stores pour les empêcher de pénétrer. La lumière des lampes, qui a également le même effet, ne doit pas excéder 150 lux. S’ajoutant à cela, il faut également éviter les conduits d’eau lors de l’agencement des étagères. Évidemment, en cas de fuite, les archives risquent de devenir inutilisables. Pour le cas du box de Dijon, tout a été bien étudié pour qu’aucun incident ne survienne. Outre l’isolation, l’emplacement et l’organisation des rayons sont également importants.

Savoir choisir et agencer les rayons

Pour ranger les archives, il est possible de recourir à un rayonnage fixe qui facilite le déplacement et l’aménagement de l’espace. Cependant, son principal inconvénient est sa faible capacité de stockage puisqu’elle est limitée par la taille du local. Le rayonnage mobile peut alors être une option pour le gain d’espace, mais à condition que le sol soit suffisamment résistant pour l’accueillir. Effectivement, il est important que ce dernier puisse supporter une charge pouvant atteindre 1000 kg/m². Dans le box à louer à Dijon, on peut trouver ces différentes options. D’ailleurs, les clients ont la possibilité de choisir le rayonnage qui convient à leurs besoins.

En ce qui concerne le matériau utilisé pour les étagères, il faut s’assurer qu’il soit en matériau inoxydable étant donné que sa détérioration peut également avoir des répercussions sur l’état des archives. Il est même possible de le traiter avec des produits anti-corrosions comme l’acier galvanisé ou la peinture époxy.

Espace en plus à Saint Apollinaire qui est un spécialiste de l’archivage dispose de ces rayons étant donné que son objectif est d’assurer la satisfaction de ses clients.